Политика соблюдения требований (Compliance Policy)

Политика соблюдения требований (Compliance Policy) DAVIANI

1. Общие положения

1.1. Политика соблюдения требований (далее — «Политика») для Daviani Beauty Boutique (далее — «Компания») направлена на обеспечение соответствия законодательным и этическим стандартам во всех процессах Компании, включая поставку, проверку, хранение и реализацию продукции. Основная цель Политики — контроль соблюдения внутренних стандартов Компании в вопросах безопасности и качества продукции, а также обеспечение оригинальности товаров, предлагаемых клиентам.

1.2. Эта Политика также направлена на минимизацию рисков, связанных с нарушением прав потребителей, соответствием продукции международным и национальным стандартам качества, а также предотвращение репутационных потерь Компании из-за поставок или реализации некачественной продукции.

1.3. Политика применяется ко всем подразделениям Компании и её контрагентам, которые занимаются поставкой, хранением, проверкой и реализацией косметической продукции. Это включает:

• Поставщиков продукции — все поставщики обязаны предоставлять документы, подтверждающие соответствие продукции установленным стандартам качества. Продукция должна поступать только от официальных дистрибьюторов или непосредственно от производителей, что гарантирует её оригинальность и соответствие требованиям Компании.
• Сотрудников Компании — Политика обязательна для всех сотрудников, участвующих на разных этапах цепочки поставок, включая менеджеров склада, маркетологов, специалистов по продажам и обслуживанию клиентов.
• Партнёров и агентов — Политика также распространяется на партнёров, агентов и третьих лиц, имеющих отношение к товарам, реализуемым Компанией.

1.4. Политика разработана в соответствии с действующим законодательством Украины, включая Закон Украины «О защите прав потребителей», Закон Украины «О системе общественного здоровья», а также Регламентом ЕС № 1223/2009 от 30 ноября 2009 года «О косметических средствах».

1.5. Основные цели Политики:

• Обеспечение качества продукции — установление строгих требований к качеству косметической продукции, поступающей в Компанию.
• Защита прав потребителей — обеспечение клиентов необходимой информацией о товаре, включая его происхождение, состав и подтверждение оригинальности.
• Предупреждение нарушений законодательства — контроль соблюдения норм, регулирующих рынок косметики.
• Обеспечение ответственности сотрудников — установление системы ответственности для сотрудников и поставщиков за нарушения процедур и стандартов соблюдения требований.
• Поддержание репутации компании — соблюдение высоких стандартов комплаенса и этических норм для укрепления доверия клиентов и партнёров.

2. Этические принципы

2.1. Daviani Beauty Boutique придерживается высоких этических стандартов, закрепленных в Политике, и ожидает соблюдения этих стандартов всеми сотрудниками, поставщиками и партнёрами. Основные этические принципы:

• Честность и прозрачность — действия компании строятся на честности и открытости. Все решения принимаются на основе принципов законности и прозрачности, исключая обман и манипуляции.
• Ответственность — Компания несет ответственность за качество, оригинальность и безопасность предлагаемой продукции. Каждый сотрудник обязуется придерживаться этических стандартов.
• Справедливость — Компания строит отношения на принципах равенства и уважения. Сотрудники обязаны сообщать о возможных конфликтах интересов.
• Отказ от коррупции и неэтичных практик — Компания строго соблюдает антикоррупционную политику, соблюдает антимонопольное законодательство и отвергает антиконкурентные практики.
• Уважение прав человека — Компания гарантирует соблюдение прав человека и недопустимость дискриминации по каким-либо признакам.
• Экологическая ответственность — Компания стремится минимизировать негативное влияние на окружающую среду и поддерживает экологичные инициативы.

3. Поставщики продукции

3.1. Daviani Beauty Boutique сотрудничает только с официальными поставщиками и производителями косметической продукции, подтверждающими оригинальность и качество продукции соответствующей документацией (сертификаты соответствия, лицензии). Поставщики обязаны подтвердить своё право на продажу продукции на территории Украины в соответствии с законодательством и международными стандартами.

3.2. Перед началом сотрудничества Компания проводит тщательную проверку потенциальных поставщиков, включая наличие лицензий и сертификатов качества, проверку происхождения товара, репутации поставщика и отзывов других партнёров.

3.3. Каждый поставщик обязан подтвердить, что продукция является оригинальной и соответствует заявленным стандартам качества. Это включает:

• Предоставление сертификатов соответствия на каждую партию товара.
• Подтверждение, что косметическая продукция не содержит запрещённых или опасных для здоровья ингредиентов.
• Наличие официальной маркировки, подтверждающей подлинность продукции.

3.4. В случае выявления дефектов продукции или несоответствия стандартам качества, Компания вправе потребовать от поставщика компенсации или замены товара.

3.5. Daviani Beauty Boutique строго соблюдает национальное и международное санкционное законодательство и не сотрудничает с поставщиками из России и Беларуси, а также с компаниями, владельцами которых являются граждане этих стран.

4. Приём и контроль качества продукции

4.1. Каждая партия продукции, поступающая в Daviani Beauty Boutique, сопровождается документами, подтверждающими её происхождение и соответствие стандартам качества.

4.2. Ответственный сотрудник проверяет правильность документов перед началом проверки продукции на оригинальность.

4.3. Продукция проверяется на отсутствие дефектов упаковки, механических повреждений и герметичности. Контролируется маркировка для подтверждения подлинности продукции.

4.4. При приёмке проверяются сроки годности косметических продуктов. Продукция со сроком менее 9 месяцев до окончания не допускается к реализации, кроме случаев быстрой реализации со скидкой.

4.5. Процесс приёмки каждой партии фиксируется на видео с момента прибытия товара до завершения проверки.

4.6. При выявлении дефектов составляется акт о несоответствии с описанием всех выявленных дефектов.

4.7. Поставщики несут полную ответственность за качество поставленной продукции и обязуются своевременно заменить товар или компенсировать расходы при обнаружении дефектов, в соответствии с договором поставки.

5. Ответственность сотрудников

5.1. Каждый сотрудник, ответственный за приём продукции, несёт персональную ответственность за точность и соблюдение всех этапов приёма товара, включая проверку документов, визуальную оценку состояния товара, обеспечение соответствия стандартам качества и видеофиксацию процесса.

5.2. Сотрудник обязан гарантировать, что продукция принята без дефектов и повреждений, и соответствует всем требованиям к оригинальности. При обнаружении отклонений от стандартов он должен немедленно уведомить руководство и составить акт несоответствия.

5.3. Для эффективного контроля качества и приёма товара Компания распределяет роли и обязанности между сотрудниками. За каждый этап процесса отвечает конкретное лицо, ответственное за соблюдение политики и процедур.

5.4. В случае, если сотрудник не выполнит установленные процедуры приёма и проверки продукции или не зафиксирует дефекты, могут быть применены дисциплинарные меры, включая:

• Выговор или предупреждение;
• Лишение премии или других бонусов;
• Перевод на другую должность, а при повторных нарушениях — увольнение.

5.5. Компания предусматривает чёткую систему ответственности, включая возможность материальной ответственности, если халатность сотрудника привела к финансовым убыткам для Компании.

5.6. Сотрудники, допустившие нарушения приёма товара или халатность в выполнении обязанностей, могут быть привлечены к материальной ответственности за убытки, нанесённые Компании, например, за принятие дефектной продукции, повлёкшей за собой убытки или потерю репутации.

5.7. Материальная ответственность применяется, если вина сотрудника подтверждена по результатам внутреннего расследования.

5.8. Руководство Компании вправе проводить регулярный контроль выполнения сотрудниками обязанностей, включая анализ видеозаписей. В случае выявления нарушений или несоблюдения процедур могут применяться соответствующие меры воздействия.

6. Взаимоотношения с потребителями

6.1. Вся информация, предоставляемая потребителям о товарах и услугах, должна быть ясной, доступной для понимания и соответствовать действительности. Daviani Beauty Boutique обязуется обеспечивать прозрачность информации о всех продуктах, включая состав, сроки годности, происхождение и характеристики.

6.2. Компания должна информировать клиентов обо всех существенных условиях договоров, включая стоимость, сроки исполнения, возможные дополнительные расходы, условия гарантии и порядок разрешения споров.

6.3. Официальные коммуникации, включая рекламные материалы, должны быть понятными и не вводить потребителей в заблуждение относительно ключевых характеристик и качества товаров. Все материалы должны быть достоверными, соответствовать этическим стандартам и не создавать ложных ожиданий у потребителей.

6.4. Компания обязуется своевременно реагировать на запросы клиентов через различные каналы связи (телефон, электронная почта, веб-сайт, социальные сети и т.д.).

6.5. Личные данные потребителей защищены в соответствии с требованиями действующего законодательства и внутренней политики по защите данных.

6.6. Сотрудники, взаимодействующие с клиентами, должны соблюдать стандарты профессиональной этики, демонстрировать уважение к клиентам и учитывать их потребности. Компания поддерживает высокий уровень профессионализма и внимания к запросам клиентов.

6.7. Любая форма дискриминации, грубости или неэтичного поведения со стороны сотрудников Компании недопустима и подлежит внутреннему расследованию. Daviani Beauty Boutique не терпит нарушений этических стандартов и предусматривает санкции за подобные нарушения.

6.8. Компания обязуется регулярно оценивать и совершенствовать процессы обслуживания клиентов, собирая обратную связь от потребителей.

7. Внутренний контроль

7.1. Daviani Beauty Boutique проводит регулярные внутренние аудиты для оценки эффективности системы комплаенса и соответствия внутренних процедур законодательным и нормативным требованиям. Аудиты проводятся для выявления возможных рисков или нарушений.

7.2. Для обеспечения исполнения Политики все сотрудники Daviani Beauty Boutique проходят регулярное обучение по вопросам этических стандартов, санкционной политики и процедур приёма продукции. Обучение включает тренинги по идентификации подделок, работе с документацией и правилам видеофиксации приёма товаров.

8.3. В случае выявления нарушений в ходе аудитов они фиксируются в специальных отчётах с описанием ситуации, оценкой рисков и рекомендациями по дальнейшим действиям. Ответственный менеджер разрабатывает план корректирующих мероприятий для устранения проблемы и предотвращения подобных случаев в будущем.

8. Внесение изменений

8.1. Политика подлежит регулярному пересмотру, не реже одного раза в год, для проверки её актуальности и соответствия действующему законодательству и международным стандартам. При необходимости Политика корректируется с учётом новых требований или изменений в бизнес-процессах Компании.

8.2. Изменения в Политику вступают в силу после утверждения руководством. Важно, чтобы все сотрудники были ознакомлены с нововведениями и при необходимости прошли соответствующее обучение.