Політика дотримання вимог Compliance Policy

Політика дотримання вимог Compliance Policy DAVIANI

1. Загальні положення

1.1. Політика дотримання вимог (далі — «Політика») для Daviani Beauty Boutique (далі — «Компанія») спрямована на забезпечення відповідності законодавчим та етичним стандартам у всіх процесах Компанії, включаючи постачання, перевірку, зберігання та реалізацію продукції. Основна мета Політики — гарантувати контроль за дотриманням внутрішніх стандартів Компанії щодо безпеки та якості продукції, а також забезпечити оригінальність товарів, що пропонуються клієнтам.

1.2 Ця Політика також спрямована на мінімізацію ризиків, пов'язаних із порушенням прав споживачів, відповідністю продукції міжнародним та національним стандартам якості, а також уникнення репутаційних втрат Компанії через постачання або реалізацію неякісної продукції.

1.3. Політика застосовується до всіх підрозділів Компанії та її контрагентів, що займаються постачанням, зберіганням, перевіркою та реалізацією косметичної продукції. Це включає:

1.3.1.Постачальників продукції. Усі постачальники зобов'язані надавати Компанії документи, що підтверджують відповідність продукції встановленим стандартам якості. Вся продукція повинна надходити виключно від офіційних дистриб'юторів або безпосередньо від виробників, що гарантує її оригінальність та відповідність вимогам Компанії.

1.3.2. Співробітників компанії. Політика є обов’язковою для виконання всіма співробітниками Компанії, що працюють на різних етапах ланцюжка постачання товарів. Це включає менеджерів складу, відповідальних за приймання і перевірку продукції, маркетологів, які просувають товари, а також фахівців із продажу та обслуговування клієнтів.

1.3.3. Партнерів та агентів. Політика також розповсюджується на партнерів, агентів або інших учасників, залучених до процесів постачання або продажу продукції. Це включає будь-яких третіх осіб, які мають безпосереднє відношення до товарів, що реалізуються Компанією.

1.4. Ця Політика розроблена відповідно до чинного законодавства України, включаючи, але не обмежуючись, Законом України "Про захист прав споживачів", Законом України "Про систему громадського здоров’я", а також Регламентом Європейського парламенту та Ради ЄС № 1223/2009 від 30 листопада 2009 року "Про косметичні засоби". 

1.5. Основними цілями Політики є:

1.5.1. Гарантування якості продукції – встановлення чітких вимог щодо якості косметичної продукції, яка надходить до Компанії, та забезпечення її відповідності внутрішнім стандартам Компанії.

1.5.2. Захист прав споживачів – забезпечення споживачів належною інформацією про товар, включаючи походження, склад, термін придатності та підтвердження оригінальності.

1.5.3. Запобігання порушенням законодавства – контроль за дотриманням національних і міжнародних законодавчих норм, що регулюють ринок косметичних товарів, та мінімізація ризиків юридичної відповідальності Компанії.

1.5.4. Забезпечення відповідальності співробітників – встановлення системи відповідальності для співробітників Компанії та постачальників, включаючи персональну відповідальність за порушення процедур та стандартів дотримання вимог (комплаєнсу).

1.5.5. Підтримка репутації компанії – забезпечення високих стандартів комплаєнсу та етичної відповідності, що сприятиме побудові довіри серед клієнтів і партнерів, а також зміцненню репутації Компанії на ринку преміальної косметики.

2. Етичні принципи

2.1. Daviani Beauty Boutique керується високими етичними стандартами, що закріплені у Політиці та очікує дотримання цих стандартів всіма співробітниками, постачальниками та партнерами. Основні етичні принципи, яких дотримується Компанія:

2.1.1. Чесність і прозорість. Ми завжди діємо чесно і відкрито у відносинах з клієнтами, постачальниками та партнерами. Усі рішення приймаються на основі принципів прозорості, законності та відповідності етичним нормам. Компанія зобов'язується не допускати обману, маніпуляцій або приховування важливої інформації, що може вплинути на законні права та інтереси наших клієнтів.

2.1.2. Відповідальність. Daviani Beauty Boutique несе відповідальність за якість, оригінальність та безпеку продукції, яку ми пропонуємо. Ми прагнемо досягти найвищих стандартів якості в усіх аспектах нашої діяльності. У разі виявлення будь-яких проблем з продукцією ми оперативно вирішуємо питання, надаючи відповідні гарантії. Кожен співробітник Компанії зобов’язаний дотримуватися етичних стандартів і бути відповідальним за свої дії. Це стосується виконання обов’язків, чесної комунікації, відповідального прийняття рішень та належного виконання завдань.

2.1.3. Справедливість. Усі наші взаємовідносини засновані на принципах справедливості. Це означає, що ми дотримуємося принципів рівності, неупередженості та поваги у відносинах з постачальниками, клієнтами та співробітниками. Ми активно працюємо над запобіганням будь-яких конфліктів інтересів. Співробітники зобов'язані повідомляти керівництво про будь-які потенційні конфлікти інтересів, що можуть вплинути на прийняття рішень в рамках їхніх посадових обов'язків.

2.1.4. Відмова від корупції та неетичних практик. Компанія забороняє будь-які форми корупції або незаконного впливу на ділові рішення. Ми активно протидіємо спробам використання корупційних методів у наших бізнес-процесах. Усі співробітники Компанії повинні дотримуватися антикорупційної політики і повідомляти про будь-які спроби незаконного впливу або неетичної поведінки. Daviani Beauty Boutique веде свою діяльність відповідно до принципів чесної конкуренції. Ми дотримуємося антимонопольного законодавства і не підтримуємо антиконкурентні практики, які можуть зашкодити ринку або нашим клієнтам.

2.1.5. Повага до прав людини. Ми гарантуємо дотримання прав людини та свобод, що охоплюють всі аспекти нашої діяльності. Компанія прагне створити безпечні та справедливі умови праці для всіх співробітників, а також забезпечити захист прав клієнтів і постачальників. Daviani Beauty Boutique протидіє будь-яким проявам дискримінації за ознаками статі, раси, національності, релігії тощо. Компанія дотримується принципів рівності та недискримінації у відносинах з усіма учасниками бізнес-процесів, включаючи постачальників, партнерів, агентів та клієнтів.

2.1.6. Екологічна відповідальність. Компанія прагне до мінімізації негативного впливу на довкілля, тому підтримує постачальників та виробників, які дотримуються екологічних стандартів виробництва та пакування продукції. Ми підтримуємо ініціативи щодо відповідального використання ресурсів і скорочення вуглецевого сліду.

3. Постачальники продукції

3.1. Daviani Beauty Boutique співпрацює виключно з офіційними постачальниками та виробниками косметичної продукції, які можуть підтвердити оригінальність та якість товарів за допомогою відповідної документації (сертифікати відповідності, ліцензії на дистрибуцію). Кожен постачальник повинен надати підтвердження про своє право на продаж продукції на території України відповідно до українського законодавства та міжнародних стандартів.

3.2. Перед початком співпраці Компанія проводить детальну перевірку потенційних постачальників. Це включає перевірку наявності відповідних ліцензій, сертифікатів якості продукції та документів про походження товару. Також розглядається репутація постачальника на ринку, відгуки інших партнерів, та відповідність міжнародним і національним стандартам.

3.3. Кожен постачальник зобов'язаний надати гарантії того, що продукція є оригінальною та відповідає всім заявленим стандартам якості. Це може включати:

3.3.1.Надання сертифікатів відповідності для кожної партії товару.

3.3.2.Підтвердження про те, що косметичні продукти не містять заборонених або небезпечних для здоров'я інгредієнтів, відповідно до  Регламенту ЄС № 1223/2009.

3.3.3. Перевірку наявності офіційних маркувань на упаковках, які підтверджують автентичність продукції.

3.4. У разі виявлення дефектів продукції або порушення встановлених стандартів якості, Компанія має право вимагати від постачальника компенсації або заміни товару. Це положення є обов'язковою умовою співпраці та закріплене в договорі з постачальником. Постачальник зобов'язується негайно реагувати на запити Компанії щодо заміни товару або відшкодування збитків, забезпечуючи своєчасне вирішення відповідних питань.

3.5. Daviani Beauty Boutique суворо дотримується національного та міжнародного санкційного законодавства, зокрема Рішень Ради національної безпеки і оборони України, санкційних нормативних актів Європейського Союзу та Сполучених Штатів Америки. 

3.5.1 У рамках нашої діяльності Компанія категорично не співпрацює з постачальниками, зареєстрованими в Російській Федерації, Республіці Білорусь, або з компаніями, кінцевими бенефіціарними власниками яких є громадяни цих країн. Ми також не співпрацюємо з будь-якими особами чи суб'єктами підприємницької діяльності, які підпадають під міжнародні санкції.

3.5.2. Наші контрагенти зобов'язані підтвердити, що їхня продукція не походить з підсанкційних країн, не містить компонентів, вироблених у цих країнах, і що компанії не мають зв’язків з суб'єктами, що потрапили під санкції. 

3.5.3. Будь-яке порушення пункту 3.5. є підставою для негайного розірвання договірних відносин без зобов'язань з боку Daviani Beauty Boutique щодо будь-яких компенсацій або відшкодувань. Компанія залишає за собою право на розірвання угоди в односторонньому порядку в разі виявлення таких порушень.

4. Прийом та контроль якості продукції 

4.1. Кожна партія продукції, яка надходить до Daviani Beauty Boutique, супроводжується необхідними документами, що підтверджують її походження та відповідність стандартам якості.

4.2. Відповідальний співробітник перевіряє правильність оформлення всіх документів перед початком перевірки оригінальності продукції.

4.3. Уся продукція, що надходить від постачальників проходять перевірку на наявність дефектів упаковки, механічних пошкоджень чи порушення герметичності. Ця перевірка також включає контроль за маркуванням продукції для підтвердження її автентичності.

4.4. Під час приймання перевіряються терміни придатності косметичних продуктів. Продукція, у якої термін придатності менше 9 місяців до закінчення, не допускається до реалізації, крім випадків, коли така продукція призначена для швидкої реалізації зі знижкою.

4.5. Процес приймання кожної партії продукції фіксується на відео від моменту прибуття товару на склад до закінчення перевірки.

4.6. У разі виявлення дефектів під час приймання товару, відповідальний співробітник складає акт про невідповідність, у якому фіксуються всі виявлені дефекти та розбіжності.

4.7. Постачальники несуть повну відповідальність за якість поставленої продукції та зобов'язуються своєчасно замінити товар або компенсувати витрати в разі виявлення дефектів. Усі зобов'язання постачальника передбачені в договорі поставки.

5. Відповідальність співробітників

5.1. Кожен співробітник, який відповідає за приймання продукції, несе персональну відповідальність за точність та належне виконання всіх етапів приймання товару. Це включає перевірку документів, візуальну оцінку стану товару, забезпечення відповідності стандартам якості, а також відеофіксацію процесу.

5.2. Співробітник зобов'язаний гарантувати, що продукція прийнята без дефектів, пошкоджень та відповідає всім вимогам до оригінальності. У разі виявлення будь-яких відхилень від встановлених стандартів співробітник повинен негайно повідомити керівництво та скласти акт про невідповідність.

5.3. Для ефективного контролю якості та приймання товару Компанія визначає чіткі ролі та обов'язки серед співробітників. За кожен етап процесу відповідає визначена особа, яка несе відповідальність за дотримання відповідних політик та процедур.

5.4. У разі, якщо співробітник не дотримається встановлених процедур приймання та перевірки продукції, або не зафіксує дефекти чи порушення, це може призвести до застосування дисциплінарних заходів, включаючи:

5.4.1.Догану або попередження.

5.4.2.Позбавлення премій або інших бонусів.

5.4.3.Переведення на іншу посаду або, у разі повторних порушень, звільнення.

5.5.Компанія передбачає чітку систему відповідальності, яка включає можливість притягнення до матеріальної відповідальності у випадку, якщо недбалість співробітника призвела до фінансових збитків для Компанії.

5.6. Співробітники, які порушили правила приймання товару або допустили недбалість під час виконання своїх обов’язків, можуть бути притягнуті до матеріальної відповідальності за збитки, завдані Компанії. Це може стосуватися ситуацій, коли через неправильну перевірку було прийнято дефектну продукцію, що спричинило збитки або втрату репутації Компанії.

5.7. Матеріальна відповідальність застосовується у випадках, коли вина співробітника підтверджена на підставі внутрішнього розслідування.

5.8. Керівництво Компанії має право здійснювати регулярний контроль за виконанням співробітниками своїх обов’язків, зокрема через аналіз відеозаписів. У разі виявлення порушень або недотримання процедур можуть застосовуватись відповідні заходи впливу.

6. Відносини зі споживачами

6.1. Уся інформація, що надається споживачам щодо товарів та послуг, повинна бути чіткою, доступною для розуміння та відповідати дійсності. Daviani Beauty Boutique зобов'язується забезпечувати прозорість інформації щодо всіх продуктів, включаючи їх склад, терміни придатності, походження та характеристики.

6.2. Компанія повинна інформувати клієнтів про всі суттєві умови договорів, включаючи вартість, строки виконання, можливі додаткові витрати, умови гарантії та порядок вирішення спорів. 

6.3. Офіційні комунікації, в тому числі рекламні матеріали, повинні бути зрозумілими і не вводити споживачів в оману щодо істотних характеристик та якості товарів. Усі матеріали мають бути достовірними, відповідати стандартам етики та не створювати хибних очікувань у споживачів.

6.4. Компанія зобов’язується забезпечувати своєчасне реагування на запити клієнтів через різні канали комунікації (телефон, електронна пошта, веб-сайт, соціальні мережі тощо). 

6.5. Особисті дані споживачів повинні бути захищені відповідно до вимог чинного законодавства та внутрішніх політик щодо захисту даних. 

6.6. Співробітники, які взаємодіють з клієнтами, повинні дотримуватися стандартів професійної етики, демонструвати повагу до клієнтів та враховувати їхні потреби. Компанія підтримує високий рівень професіоналізму та уважності до запитів клієнтів.

6.7. Будь-яка форма дискримінації, грубості або неетичної поведінки з боку співробітників Компанії є неприпустимою та підлягає внутрішньому розслідуванню. Daviani Beauty Boutique не толерує порушення етичних стандартів та передбачає санкції для співробітників за порушення цих правил.

6.8. Компанія зобов'язується регулярно оцінювати та вдосконалювати процеси обслуговування клієнтів шляхом збору зворотного зв’язку від споживачів. 

7. Внутрішній контроль

7.1. Daviani Beauty Boutique організовує регулярні внутрішні аудити для оцінки ефективності системи комплаєнсу та відповідності всіх внутрішніх процедур законодавчим і регуляторним вимогам. Аудити проводяться з метою виявлення можливих ризиків або порушень.

7.2. Для забезпечення належного виконання Політики всі співробітники Daviani Beauty Boutique проходять регулярне навчання з питань етичних стандартів, санкційної політики та процедур приймання продукції. Навчання включає обов'язкові тренінги з ідентифікації підробок, роботи з документацією та правил відеофіксації прийому товарів. Особлива увага приділяється підготовці нових співробітників, які проходять базові курси, а також регулярним тренінгам для всього персоналу з оновлених правил та процедур у зв'язку з новими вимогами законодавства чи внутрішніми змінами Компанії.

8.3. У разі виявлення порушень під час внутрішніх аудитів вони фіксуються у спеціальних звітах, які містять опис ситуації, оцінку потенційних ризиків та рекомендації щодо подальших дій. Після виявлення порушення відповідальний менеджер розробляє план коригувальних заходів для усунення проблеми та запобігання подібним ситуаціям у майбутньому. Вжиті заходи документуються та надаються керівництву для аналізу і затвердження подальших дій.

8. Внесення змін

8.1. Політика підлягає регулярному перегляду, не рідше ніж раз на рік, для перевірки її актуальності та відповідності чинному законодавству і міжнародним стандартам. У випадку необхідності оновлення, Політика коригується з урахуванням нових вимог або змін у бізнес-процесах Компанії.

8.2. Зміни до Політики набирають чинності після їхнього затвердження керівництвом. Важливо, щоб всі співробітники були ознайомлені з нововведеннями та, за потреби, пройшли відповідне навчання.